一文看懂外贸操作全流程！
很多朋友一听“外贸”，就觉得流程又长又复杂，特别是刚入行的时候，听到什么“信用证”“报关行”“订舱”这些词，头都大了！
但真相其实是：外贸并不难，关键在于搞清楚那几个核心环节。
这篇文章我就来用最接地气的方式，把整个外贸操作流程给你捋清楚。不玩虚的，实打实的干货，适合收藏+转发给同事！
01. 客户询盘
一切从“客户来信”开始。
客户通过邮件、网站、展会等方式联系你，说他对你家产品感兴趣，想了解价格、交期、包装、最小起订量等等。这时候，我们就要快速、专业地做出回应啦！
02. 正式报价
根据客户的询盘内容，我们把产品的规格、数量、价格、交期、付款方式、包装方式等等整理清楚，用一份 Proforma Invoice（形式发票） 发给客户，作为正式报价。
03. 客户下单（Purchase Order）
一来一回沟通确认没问题后，客户就会下采购订单啦，这时候算是“正式开单”！
04. 确认交期 + 通知工厂
收到订单后，第一件事：**先跟工厂确认交货期。**让工厂安排排产，确认能不能按时交货。
05. 做业务审核表
有的公司比较规范，会要求业务员做一份“出口合同审核表”，把这笔订单的细节、成本、付款方式等写清楚，交由经理或主管审核签字。
金额大的、预付款比例高、涉及佣金的单子，甚至要公司总经理审批。
06. 下达生产通知
在满足以下付款条件后，业务部可以正式通知工厂安排生产：
- L/C客户：确认收到信用证并无误；
- T/T客户：确认定金到账；
- 账期客户：有经理确认即可；
07. 安排验货
出货前一周，提醒公司或第三方机构安排验货。如果客户自己或指定验货人员要来验货，也要提前沟通时间。
有些国家还要求第三方机构（如BV、SGS）出具检验证书，这个一定要提前预约。
08. 准备单证
根据工厂给出的装箱资料，业务员需要准备好出口合同、商业发票、装箱单等单证，交给单证员处理接下来的通关流程。
09. 商检申请
如果产品属于法检类的（比如食品、化妆品等），要提前申请商检。需要提供合同、发票等文件，确保出货前能拿到换证凭单。
10. 租船订仓
这一步主要是安排物流：
- 如果是FOB条款，客户会指定货代或船公司，我们配合订仓；
- 如果是CFR、CIF等包运费的条款，我们要主动联系船公司或货代，比较价格、确定船期，提前两周发出订仓申请。
11. 安排拖柜装货
工厂出货前，联系拖车公司提柜装柜，提供定舱信息、地址、柜型、提单号等。装完柜后，工厂需反馈装货数量、封条号、时间等信息，方便制作提单。
12. 委托报关
货柜装好后，业务把报关资料提交给报关行，包括发票、装箱单、合同、报关委托书等，确保在截关前顺利通关。
13. 提单与运单文件获取
开船后两天内，一定要及时将提单补料信息发给货代或船公司。记得：
- 仔细核对提单样本；
- 客户需要先确认的，务必传真过去；
- 没问题后尽快支付运费，拿到正本提单。
14. 准备其他出口单证
包括但不限于：
- 商业发票：信息要和L/C一致；
- 原产地证（Form A 或 CO）：一般出货前就要办好；
- 装运通知：发货后要通知客户具体船名、时间、货值等；
- 装箱单：要列明每箱的数量、重量、体积、唛头等信息。
15. 收款环节（收汇）
- 信用证L/C：交单前要审查所有文件无误，才能议付；
- 电汇T/T：拿到提单后，先收尾款，再发正本提单；
- 预付款客户：确认款项到账再安排出货。
16. 做业务登记
一单做完后，记得做系统登记、纸质归档，这样后续统计、复盘都很方便。
17. 文件存档
所有和该笔订单相关的文件（包括L/C、报关、单证、提单、发票等）都要归档存好，避免后续查账、售后时找不到资料。
18. 收集信息
单证员、业务员平时要留意运价、航线、港口政策等市场信息，及时分享给团队，为未来报价提供支持。