外贸邮件 10 个技巧

1. 邮件不宜写得过长

邮件可别写太长啦，客户看邮件的时候，留给每封邮件的时间也就 2 到 3 秒。要是你的邮件写得又长又啰嗦，就跟老太太的裹脚布似的，而且如果我们英语表达水平欠佳的情况，再加上几个 MB 的附件。您想想看，这样的开发信能有啥好结果？

2. 得有个清楚明白的主题，能把客户的眼球吸引住

少用那种形式化的标题，像“we are the manufacturer of XX, need cooperation, price list for XX – *** trading company ltd.”就不太好。比较好的像“Re: ABC inc/KOLHS vendor – glassware/DEF Co., Ltd”这样的。

3.可别长篇大论地介绍公司或者工厂

比如说：“我们是某某玻璃器皿贸易公司，地处历史悠久的古城西安，交通便利，风景优美，我们公司成立于 2008 年，具有丰富的玻璃器皿生产和开发经验，享誉全球，我公司获得 ISO9001：2000 质量体系，严格按照 5S 管理，真诚欢迎您来我司参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我们以真诚和服务赢得客户……”像这样就不行。当然啦，如果有特别突出的优势，像这样：“We supply glassware for KOLHS with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!”倒是可以的。

4.别显摆自己的英文水平，外贸函电的关键就是“简单、简单、再简单”

少用那些生僻的单词，也别整一堆各种各样的语法从句。多学学国外客人的表达方式。能让小学生都能看懂的开发信那才是最好的。

5、少用那些稀奇古怪的字体

别为了引人注目就用夸张的字体、醒目的颜色、放大加粗斜体，甚至全篇大写。常用的字体有：Arial、Verdana、Calibri、Times new roman。颜色一般以黑色、蓝色为主。一封邮件要是写得五颜六色的，会让人特别不舒服。一般客人在邮件里加粗、大写或者用红色标注，那肯定是在特别强调某些东西。

6、主动语态别用得太多

在老外的邮件里，很少会到处都是 WE、I 这样的人称。他们大多用的是被动语态。比如说：我们会明天寄样品给你。咱们常用的是“we will send the samples to you tomorrow.” 但老外一般会说“The samples will be sent to you tomorrow.”

7、切勿提出毫无价值的问题

例如：“Do you want our products?” “Are you interested in our products?” “Are you sourcing for *****?” “How is your business recently?” “Would you like to cooperate with us?” 您的目的在于推销产品，倘若执意让客人回答是或否，无异于将自己逼入绝境。开发信还是应当直截了当些，告知客人您是谁、您从事的业务以及您的优势所在。只要能清晰地阐述出这三点，便已然足够。其余事宜可以日后再行商谈。

8、最好避免出现附件和图片

并非有附件和图片就不好，而是它们极易被国外的服务器拦截。倘若在开发信中想给客人提供一个价格参考，最佳方式是直接写在邮件里，例如：

Item: set of 3 glass candle holder

Model No.: HBC-294847/KT

Description:……………..(把详细的规格写清楚)

Package: color box

MOQ: 1,000pcs

Pcs/ctn: 20pcs/ctn

Ctn size: 50*40*60cm

GW/NW: 20kg/18kg

Q’ty/20′: ….pcs; Q’ty/40′: …pcs

Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc.

Valid time: 60 days

FOB Shenzhen: USD5.86/set

CIF Valencia: USD6.35/set

9、慎重插入URL链接

很多人喜欢在邮件中添加公司网址的链接，或者在签名处加入链接。但同样，这种做法被国外服务器拦截的几率非常大。等到有了客人的回复后，您第二次给他写邮件时再插入这些就没有问题了。

10、邮件的语气不宜过于生硬

因为邮件本身就比较正式和死板。在电脑前阅读这些冰冷的文字，与面对面交谈或电话沟通的感觉是完全不同的。例如，比较以下两句话的语气：“Pls give me reply today.”与“Could you help to give me reply today?”在邮件中，我们应经常使用please、help、kindly、could、thank you和appreciate等礼貌用语，以使沟通显得更加友好和真诚。